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Definición y control de costes: una continua toma de decisiones

cost-1174936_1280Este post no trata sobre medidas y herramientas para evitar que los gastos se disparen y poder cuadrar las cuentas y cumplir los presupuestos. Siento decepcionar a quien haya entendido eso por el título. Está más relacionado con otro post que escribí recientemente en el que hablaba sobre como configurar el valor de las existencias. Me parece que en ese artículo quizás dejaba un mensaje implícito que no era mi intención difundir: el de la existencia de un valor del coste único y absoluto.

Me explico. En primer lugar hay que hacerse la siguiente pregunta: ¿Cuál es la finalidad del coste que voy a valorar? Según sea la respuesta, así deberé configurar los costes. De esta manera, si lo que queremos es obtener el valor de nuestras existencias los inputs y los criterios utilizados serán (o podrán ser) diferentes de los utilizados para determinar el precio de venta de un producto, por ejemplo.

Así, en el caso de querer valorar el stock tenemos una guía normativa que nos ayuda a saber qué costes imputar, pero no necesariamente tienen que ser los mismos que si pretendemos tomar una decisión sobre el margen pretendido en un artículo de venta. En este último caso, puede interesarnos considerar los gastos de distribución, de marketing… Además, podemos considerar que en un caso construye más fielmente el coste un método ABC, y, sin embargo, en otro lo ideal es un modelo full costing.

A todo lo anterior hemos de añadir las decisiones que debemos tomar en cuanto a la naturaleza de un coste (directo/indirecto; fijo/variable respecto a qué, producto o actividad; de periodo/de producto…).

Recordando un conocido artículo de Robert Kaplan sobre el tema, cabría preguntarse no solo si debemos realizar diferentes cálculos del coste con diferentes fines como comentamos, sino si ello conlleva disponer de distintos sistemas de coste. Es decir, si por un lado tendríamos un sistema para obtener los costes con la finalidad de valorar las existencias, y por otro lado, otros sistemas para determinar el precio de venta de un artículo, o para controlar las operaciones. Y aquí se genera un debate interesante, ya   que cada uno de esos sistemas requiere de unos inputs diferentes (aunque algunos sean comunes), su frecuencia es distinta (la información sobre eficiencia se puede necesitar diariamente) y los demandantes difieren (Finanzas, Producción, Comercial…), con lo que se hace necesario despejar la incógnita de si el retorno de toda esa información justifica disponer de varios sistemas de costes que, además, deben reconciliarse. Esto para muchos financieros supondrá un despropósito, deseosos de contar con una única herramienta que facilite la gestión. Pero lo cierto es que las características de la empresa y su operativa serán las que nos vayan exigiendo la configuración de los sistemas de costes.

Como vemos muchas decisiones que tomar en el campo del diseño de costes.

(This post is also available in English.)

Introducción a la valoración de existencias

forklift-835340_1920Cuando se acerca el final del año, una de las tareas que mayores quebraderos de cabeza provoca a muchas empresas es la elaboración del inventario físico de sus stocks. De hecho, hay empresas que tienen la osadía de embarcarse en esta “aventura” varias veces al año 🙂

El conteo físico de las existencias es un aspecto nuclear de la valoración de las mismas que, generalmente, requiere la organización y coordinación de varios recursos y departamentos, y nos permite ajustar las unidades que aparecían en nuestros libros o inventarios teóricos con lo real.

Sin embargo, lo realmente complicado es cómo asignamos valor a nuestros inventarios. Se requiere de un ejercicio de estimación y cálculos para reflejar el coste de las existencias. No siempre es fácil acometer bien esta tarea, y los errores se pueden llegar a pagar muy caro.

Según la Norma de registro y valoración 10ª del Plan General de Contabilidad, las existencias se valorarán por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción. Parece relativamente sencillo calcular el coste de adquisición en el caso de valorar los stock de materia prima, o cuando hablamos de una empresa exclusivamente comercial. El problema viene con la determinación del coste de producción en el contexto de un proceso de fabricación. Tanto es así, que son necesarios desarrollos normativos específicos sobre el asunto a nivel nacional (resolución del ICAC) como a nivel internacional (IAS 2).

Así,  algunos de los aspectos a tener en cuenta para el cálculo del coste de producción son:

  • El valor de los costes directos inequívocamente imputables a un producto o conjunto de productos. Aquí podemos hablar de la materia prima necesaria para fabricar un producto, o de los costes salariales correspondientes a los empleados asignados a esa fabricación.
  • El valor de los costes indirectos que afectan a un conjunto de actividades y procesos y que han de ser repartidos entre varios productos o conjunto de productos, en base a un nivel normal de utilización de la capacidad. Aquí podemos hablar del coste correspondiente a un encargado de producción de varias líneas, o el coste de la electricidad de la sección de producción. Para este tipo de costes es necesario definir previamente un criterio de distribución (full costing, direct costing…).
  • Subactividad: la distribución de costes se hará considerando un nivel de capacidad productiva normal, de tal manera que la reducción de actividad  o incluso la inactividad no modificará el mencionado reparto. Por el contrario, la sobreactividad sí  reducirá los costes fijos indirectos imputables a los productos.
  • Coste estándar: se podrá utilizar para calcular el coste de los productos siempre que al aplicarlo no haya desviación respeto al coste de producción calculado como indica la normativa.
  • La asignación de costes al producto se realizará hasta que estén terminados: de esta manera se podrán imputar costes justo hasta que las existencias llegan al almacén de productos terminados, sin poder imputar costes de comercialización, administración e investigación (salvo algunas excepciones). Sí se podrán asignar gastos financieros respecto a recursos financieros ajenos, bajo ciertas condiciones.
  • Asignación de valor: cuando tenemos bienes intercambiables entre sí que forman parte de un inventario, la asignación de valor se podrá realizar con carácter general por medio de método de precio medio o coste medio ponderado, siendo aceptable el FIFO.

En definitiva, son muchos aspectos a revisar y definir que requieren de un robusto sistema de contabilidad de costes, vinculado a una eficaz gestión de almacenes.

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