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Gestión y trazabilidad de inmovilizado

Creo que este es un problema recurrente para muchas empresas; y en especial para el contable o financiero, que en determinados momentos se ve en la necesidad de comprobar que el inmovilizado que aparece en la contabilidad se corresponde con los equipos, máquinas, mobiliario…que hay en la empresa. Y si dicha comprobación se hace del ciento al viento, en no pocos casos, la sorpresa será mayúscula, porque nos daremos cuenta de que no somos capaces de casar nada de lo que aparece en los libros con la realidad.

Para evitar esta problemática, es necesario implantar un sistema de trazabilidad bien organizado. Eso se logra  relacionado el código de inmovilizado contabilizado con un registro de equipos, en el que a su vez tendremos un código que se pega, adhiere, graba…al equipo (máquina, mobiliario, equipo informático…). Esta es la clave: la identificación física. Y aunque el sistema esté liderado desde Contabilidad, está claro que para conseguir el objetivo deben estar implicados otros departamentos (Operaciones, Mantenimiento…).

Por último, pero no menos importante: es necesario realizar auditorías periódicas que nos permitan comprobar que los equipos siguen existiendo y mantiene su ubicación (¡hay que ver con qué frecuencia desaparecen y se mueven sin dejar rastro!), y que se corresponden con lo que aparece en la contabilidad.

A modo de resumen he hecho esta pequeña infografía explicando los que considero como pasos básicos para gestionar el inmovilizado de una manera fiable.inmovilizado

 

 

 

Trazabilidad de inmovilizado

índice(Originalmente publicado el 22 de febrero de 2013 en grupo Red Ekonomista de Linkedin)

Cuando una organización realiza una inversión, contablemente se da de alta un inmovilizado en el activo de la empresa. Dicho inmovilizado se amortizará durante su vida útil, y se mantendrá en “libros” con el valor contable correspondiente hasta que se proceda a su baja.

Fuera de la contabilidad, sin embargo, no está muy claro (en algunos casos) qué pasa con el inmovilizado. Y es que dicho inmovilizado pudo ser cambiado de ubicación, eliminado e incluso transferido. Y todo de espaldas a los “libros”.

El problema que subyace en las organizaciones (o al menos, lo que he visto) es que no hay una correcta trazabilidad del inmovilizado que en todo momento nos permita decir que lo que aparece en contabilidad se corresponde con la realidad. Creo que en muy pocas empresas se plantea desde un inicio el cómo gestionar correctamente el inmovilizado, y cuando hay que hacerlo a posteriori se detectan los problemas.

Imagino que esta es una problemática común a las organizaciones, y estaría bien ver cuál es la casuística planteada y las soluciones propuestas.  ¿Cuál es vuestro caso? ¿Cuál fue la solución?

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