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Gestión y trazabilidad de inmovilizado

Creo que este es un problema recurrente para muchas empresas; y en especial para el contable o financiero, que en determinados momentos se ve en la necesidad de comprobar que el inmovilizado que aparece en la contabilidad se corresponde con los equipos, máquinas, mobiliario…que hay en la empresa. Y si dicha comprobación se hace del ciento al viento, en no pocos casos, la sorpresa será mayúscula, porque nos daremos cuenta de que no somos capaces de casar nada de lo que aparece en los libros con la realidad.

Para evitar esta problemática, es necesario implantar un sistema de trazabilidad bien organizado. Eso se logra  relacionado el código de inmovilizado contabilizado con un registro de equipos, en el que a su vez tendremos un código que se pega, adhiere, graba…al equipo (máquina, mobiliario, equipo informático…). Esta es la clave: la identificación física. Y aunque el sistema esté liderado desde Contabilidad, está claro que para conseguir el objetivo deben estar implicados otros departamentos (Operaciones, Mantenimiento…).

Por último, pero no menos importante: es necesario realizar auditorías periódicas que nos permitan comprobar que los equipos siguen existiendo y mantiene su ubicación (¡hay que ver con qué frecuencia desaparecen y se mueven sin dejar rastro!), y que se corresponden con lo que aparece en la contabilidad.

A modo de resumen he hecho esta pequeña infografía explicando los que considero como pasos básicos para gestionar el inmovilizado de una manera fiable.inmovilizado

 

 

 

Ayuda en la preparación del Estado de Flujos de Efectivo

9788415735168Uno de los documentos que integran las Cuentas Anuales es el Estado de Flujos de Efectivo (EFE). Este documento es obligatorio salvo en el caso de que se puedan formular balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria en formato abreviado.
Desde mi punto de vista, el EFE es el documento más complicado de elaborar y que requiere un mayor conocimiento de los entresijos de la empresa. Por otro lado, creo que es uno de los elementos que aporta mayor información sobre el comportamiento de la empresa y su capacidad para convertir el resultado en tesorería. No entiendo, como ya he manifestado en ocasiones anteriores, a qué se debe que este informe no sea obligatorio para todas las empresas. Me parece que ello va en detrimento de una información útil para los usuarios, así como de una mayor cultura financiera.
A la hora de abordar la elaboración del EFE acudí a varias fuentes, pero sin duda la que más útil me resultó fue el libro de Francesc Gómez titulado “aplicación en Excel para la Elaboración de Estados de Flujo de Efectivo”. Se trata de un manual práctico en el que paso a paso y con la ayuda de una hoja de cálculo se dan las pautas para elaborar el EFE. Los pasos son básicamente tres:
– Entrada de datos del balance del ejercicio actual y anterior.
– Entrada de saldos de debe y haber de algunas partidas.
– Entrada de ajustes.
La tercera fase es la que requiere mayor conocimiento de los acontecimientos ocurridos durante el ejercicio y que deben ser recogidos en el EFE. El autor proporciona varios posibles ajustes a realizar en las distintas secciones del documento. No obstante, tenemos que recordar que nosotros somos los que conocemos las empresa, y los que, por tanto, debemos decidir si los ajustes propuestos son los adecuados o tenemos que incorporar alguno más. Estoy seguro de que en muchos casos con los ajustes indicados en el manual será más que suficiente.
En definitiva, se trata de una herramienta muy práctica que puede ser de mucha validez cuando abordamos la elaboración de las Cuentas Anuales.

Aplicación del Fondo de Maniobra

man-76196_640Un pequeño ejemplo puede servir para ver con más claridad el alcance de las herramientas del Fondo de Maniobra (FM) para el estudio financiero.
En este sentido, quería utilizar la información financiera pública de una empresa. He seleccionado la empresa israelí Amiad Water Systems Ltd, que se dedica a la fabricación y suministro de soluciones para el tratamiento de agua. Sus acciones cotizan en la bolsa de Londres y sus cuentas consolidadas, formuladas en dólares americanos, están preparadas en base a las NIIF[1] .
No es mi intención hacer un análisis en profundidad, sino limitarme a utilizar las técnicas del FM para interpretar los datos. Para obtener mayores conclusiones, sería necesario indagar más y dedicar más tiempo.
A continuación detallo los pasos dados, y se pueden consultar las operaciones en el fichero Excel adjunto:
1. Reclasificación del balance de situación (años 2011 a 2013) en el formato convencional español de Activo=Pasivo + Patrimonio Neto. La cuenta de pérdidas y ganancias la utilizaremos tal cual aparece.
2. Cálculo del FM de manera detallada para poder ver cuál ha sido el comportamiento del FM de explotación.
3. Obtención de la variación de FM para los ejercicios 2013 y 2012.
4. Elaboración de los plazos medios de existencias, clientes y proveedores.
5. Generación de ratios de FM.
6. Previsión de saldos medios para ejercicios futuros (en este caso 2014) partiendo de los datos históricos.
Resultados:
Sin entrar en grandes detalles, se puede comentar que el FM es positivo en los tres ejercicios, lo que implica que las necesidades del activo circulante son cubiertas en parte por el pasivo fijo.
La variación del FM se incremente en 130 del 2012 al 2013, lo que supone que de un periodo a otro se han incrementado también las necesidades financieras del ciclo corto. Pero, ¿cómo explicamos este incremento? Pues básicamente por el incremento de las necesidades del FM de explotación (126 más de 2012 a 2013), que encaja con una subida en plazo de cobro a clientes: de 114 días a 127 días. Por su parte, el incremento en tesorería absorbe el impacto de otros deudores y acreedores.
Si analizamos la variación entre el año 2012 y el 2011 observamos que hay un fuerte incremento del FM (5.443). Vemos que la variación del FM de explotación sólo explica 872 de dicho incremento. Otros 2.164 se encuentran en una fuerte reducción del movimiento de otros deudores y acreedores. Hay una gran bajada del pasivo circulante, que pudiera tener relación con refinanciación de deuda bancaria del corto al largo plazo, siendo esta una afirmación a confirmar. Por su parte, la tesorería aumenta en 2.407 como consecuencia principalmente de un fuerte incremento de las ventas.
En cuanto al análisis de los plazos, se puede comentar que estos se mantienen estables con la salvedad mencionada anteriormente del incremento del periodo medio de cobro a clientes en 2013 impactando negativamente en el FM del año.
El ratio del circulante aumenta ligeramente desde 2011, con lo que en teoría hablaríamos de una posición más equilibrada y con menor riesgo a corto plazo. Por otro lado, el ratio de financiación de circulante se mantiene estable, con un pequeño incremento, indicando que el FM cada vez financia en mayor medida el activo circulante.
Finalmente, he realizado una proyección para 2014 de cuáles debieran ser los saldos medios de existencias, clientes y proveedores para una previsión de ventas de 125.000 millones de dólares. Para ello estimo el coste de ventas y las compras en base a la media de dichos valores respecto a las ventas en los tres años anteriores, y utilizo las rotaciones del año 2013. Se trata de un simple ejercicio para ver cómo se trabaja con la herramienta previsional.
En definitiva, una muestra del estudio del FM en base a las cuentas publicadas. Quizás no sea el análisis más preciso y haya incorrecciones, pero es una base sobre la que empezar a formar una opinión y tomar decisiones.


[1] ¿Por qué una empresa extranjera? Porque después de indagar entre las empresas cotizadas españolas, no he encontrado ninguna cuya cuenta de pérdidas y ganancias esté desglosada según el método de gastos por función (NIC 1), y además, aportara en la memoria información adicional suficiente para completar el análisis.